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Mémoire
Bachelor thesis

Analyse contextuelle pour un projet de numérisation des archives du Service du développement territorial de l'Etat de Vaud

    2017

86 p.

Mémoire de bachelor: Haute école de gestion de Genève, 2017

French La Division Hors zone à bâtir arrive actuellement à saturation des espaces de stockage de ses archives. De plus, en 2018, tout le service va être déménagé. L’implémentation d’un référentiel documentaire pour la gestion et le stockage des documents électroniques est prévue pour 2020. Durant cette période transitoire, la division a rapidement besoin de numériser ses documents et de passer à la dématérialisation de ses processus métiers. Ces dossiers doivent pouvoir être stockés dans un environnement facile d’accès et sécurisé. Relatifs aux demandes de construction et d’installations sur des terrains hors des zones à bâtir, ils doivent être conservés depuis 1972. Le tout doit être en adéquation avec la législation pour que les documents numériques aient la même valeur de preuve que les documents papier. A noter également que le secrétariat de la division fait face à une réorganisation de ses tâches. Ainsi un état de l’art a été fait en interne et auprès des autres organisations cantonales concernant les demandes de permis de construire. Cette étude a permis de mettre en lumière les différentes pratiques en vigueur au sein de ces institutions, ainsi que leurs lacunes. Etudier la législation et les normes en vigueur est une partie importante du travail. De plus, un processus de base de la numérisation a été exposé avec les différents scénarios qui s’offrent à la division. Tous les outils nécessaires à la gestion, la numérisation et la dématérialisation sont décrits. De ce fait, un scénario en particulier se distingue afin de procéder à une numérisation des documents d’archives de la division. Cela pourra se faire au fur et à mesure selon les besoins des collaborateurs de la Division HZB. Ce processus est conforme aux exigences de la conservation à valeur de preuve sur le long terme en lien avec la dématérialisation. Cela est possible grâce à l’intégration d’un certain nombre d’outils, de matériel et de logiciels adéquats. De plus, pour la phase transitoire, s’ajoute le fait de pouvoir s’assurer, auprès de la Direction des systèmes d’informations de l’Etat de Vaud, que les documents numériques soient en sécurité. Tous ces éléments assurent un stockage des documents électroniques sur le long terme, pour préserver leur intégrité et leur conformité aux originaux papiers. Ils permettent d’être en adéquation avec le futur système de gestion et de stockage des documents électroniques de la Direction des systèmes d’information prévu pour 2020, ainsi que le système d’archivage électronique à venir des Archives cantonales vaudoises.
Language
  • French
Classification
Library sciences
Notes
  • Haute école de gestion Genève
  • Information documentaire
  • hesso:hegge
License
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Identifiers
  • RERO DOC 306487
Persistent URL
https://sonar.ch/hesso/documents/314754
Statistics
Document views: 80 File downloads:
  • 2339_TB_HEG_2017_karouikaty.pdf: 118