Vers une gestion globale des archives du Service de probation et d'insertion de l'Etat de Genève

Beuret, François ; Frey, Aline ; Pittet, Coralie ; Giroux, Alain (Dir.) ; Thorel, Gilles (Codir.)

Mémoire de diplôme HES : Haute école de gestion de Genève, 2006 ; TDB 2034.

Le Service de probation et d'insertion de l'Etat de Genève (SPI) a pour principale mission d’aider et de conseiller toute personne ayant été incarcérée. Soucieux d'être en conformité avec les lois genevoises sur la gestion des archives, le SPI a proposé à la Haute école de gestion (HEG) un mandat pour la mise en place d'un système intégré de gestion de ses archives courantes,... More

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    Résumé
    Le Service de probation et d'insertion de l'Etat de Genève (SPI) a pour principale mission d’aider et de conseiller toute personne ayant été incarcérée. Soucieux d'être en conformité avec les lois genevoises sur la gestion des archives, le SPI a proposé à la Haute école de gestion (HEG) un mandat pour la mise en place d'un système intégré de gestion de ses archives courantes, intermédiaires et définitives. Ce système devait s'appliquer aussi bien aux documents papier qu'électroniques, ces derniers étant enregistrés sur l'espace-réseau du service. Nature et intérêt du mandat : L'essentiel du mandat consistait à élaborer les outils de gestion-clés du records management, soit un plan de classement et un calendrier de conservation. En vue d'uniformiser les pratiques de gestion des documents au sein du service, ce mandat prévoyait également l'établissement de procédures, ainsi que l'organisation de séances de formation pour les utilisateurs. Le mandat proposé par le SPI présente l’intérêt de mettre en application l’ensemble de la démarche de records management, de la création des documents à l'application de leur sort final, de la conception d'outils à la formation du personnel, et d'inclure la gestion des documents électroniques. Par ailleurs, le projet offre un exemple d’adaptation de l’approche théorique du records management à un contexte spécifique, notamment en ce qui concerne la gestion des documents électroniques. Le défi de ce projet résidait dans la conception d’un système facile d’utilisation pour des utilisateurs non spécialistes et prenant en compte l’ensemble des composantes de la gestion des documents au sein du service. La réalisation de ce projet devait également faire bénéficier le SPI des avantages du records management, qui améliore l’efficacité dans la réalisation des activités et permet le contrôle de la masse documentaire.