Fondation Mandat International : réorganisation du centre de documentation

Bennett, Kilolo ; Blanc, Xavier ; Henchoz, Murielle ; Madinier, Hélène (Dir.) ; Fakhfakh, Abdullatif (Codir.)

Mémoire de diplôme HES : Haute école de gestion de Genève, 2006 ; TDB 2029.

Créée en 1995, Mandat International est une fondation située à Bellevue, à quelques kilomètres de Genève. Sa mission principale consiste à promouvoir la coopération et le dialogue entre les différents acteurs de la scène internationale, par le biais d’une Fondation gérant un centre d’accueil destiné aux délégués non-gouvernementaux de passage à Genève. Elle met à leur... Plus

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    Résumé
    Créée en 1995, Mandat International est une fondation située à Bellevue, à quelques kilomètres de Genève. Sa mission principale consiste à promouvoir la coopération et le dialogue entre les différents acteurs de la scène internationale, par le biais d’une Fondation gérant un centre d’accueil destiné aux délégués non-gouvernementaux de passage à Genève. Elle met à leur disposition un centre d’hébergement, un centre de documentation et de nombreux services : parc informatique, organisation de manifestations, ainsi qu’une abondante offre documentaire. Le centre de documentation La collection du centre de documentation est constituée de plus de 10'000 documents, traitant des nombreuses thématiques en lien avec la scène internationale. Les documents sont de typologies diverses : monographies, périodiques, brochures de présentation, multimédia ou encore dossiers thématiques. Le centre a aussi conçu un site Internet offrant des bases de données, des moteurs de recherche, ainsi qu’une grande palette de liens liés aux thématiques concernées. Naissance du mandat initial Le projet de ce mandat était lié à la perspective d’un déménagement de la Fondation à Genève, avec l’idée de se rapprocher de la place des Nations. Cette perspective représentait une bonne opportunité pour repenser le fonctionnement du centre de documentation. La Fondation a alors mandaté un groupe d’étude pour réfléchir aux pratiques existantes, et mettre en place les outils appropriés, pour remédier aux dysfonctionnements. Notre mandat initial s’articulait autour de différents pôles. Tout d’abord, nous devions faire un état des lieux de l’offre documentaire pour en extraire les points forts et les points faibles. Il fallait ensuite proposer des solutions de traitements intellectuel et physique de la documentation, puis développer les prestations actuelles et mettre en valeur le fonds. Finalement, le mandat comprenait la concrétisation d’une partie des propositions. Clarification des objectifs Après une analyse en profondeur des collections et de nombreux entretiens avec les parties concernées, nous sommes parvenus à préciser les attentes de notre mandant et à fixer des priorités. Nous avons alors axé notre travail sur la réalisation des objectifs suivants : • Élaborer un concept de réorganisation de la documentation, proposer des solutions relatives au traitement physique et intellectuel du fonds : Nous avons choisi un logiciel documentaire et défini des règles de catalogage et de classification. Afin de tester la validité de ces outils, nous avons installé le logiciel et traité un échantillon de la collection afin d’y apporter les remédiations nécessaires. Pour assister le responsable de la documentation et les usagers, nous avons rédigé un guide de paramétrage du logiciel, un manuel de catalogage sommaire ainsi qu’un guide d’utilisation de l’OPAC. Concernant le traitement physique de la collection, nous avons créé un document édictant conseils et principes quant au système de cotation et à la mise en espace. • Mettre en place une politique documentaire : Nous avons élaboré la charte documentaire et des politiques d’acquisition et de désherbage des documents. En plus de ces politiques formalisées, nous avons créé un guide de procédures d’acquisition recensant les sources potentielles d’acquisitions électroniques et papier. • Proposer l’engagement d’un professionnel : Engager un spécialiste en information documentaire permettrait de professionnaliser les pratiques du centre. Nous avons estimé le temps nécessaire pour la mise en place de nos propositions afin d’évaluer le taux de travail idéal et les coûts qu’engendrerait l’engagement d’un documentaliste. • Mettre en valeur le centre de documentation : Le centre de documentation souffre d’un manque d’identité auprès des délégués, qui peinent à le différencier du reste de la Fondation. Afin d’améliorer cet aspect, nous avons tenté de clarifier ses esponsabilités en redéfinissant son cahier des charges. Nous avons également mené une réflexion autour du site web, dans le but d’améliorer sa visibilité.