Binario : Records Management bringt Durchklick in ein KMU

Keller, Nathalie ; Mueller, Regula ; Pietroboni, Sandra ; Schneider, René (Dir.) ; Haupt, Rolf (Codir.) ; Bruggmann, Markus (Codir.)

Mémoire de diplôme HES : Haute école de gestion de Genève, 2006 ; TDB 2022.

Vor dem Hintergrund der Informationsrevolution und der Entwicklung hin zu der so genannten Informationsgesellschaft müssen sich Unternehmen immer mehr der Herausforderung stellen, ihre Informationen effektiv zu verwalten und zu bewirtschaften, so dass sie in einem stets stärker wissensgetriebenen ökonomischen Umfeld Schritt halten können und konkurrenzfähig bleiben. Hierbei spielt Records... Plus

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    Zusammenfassung
    Vor dem Hintergrund der Informationsrevolution und der Entwicklung hin zu der so genannten Informationsgesellschaft müssen sich Unternehmen immer mehr der Herausforderung stellen, ihre Informationen effektiv zu verwalten und zu bewirtschaften, so dass sie in einem stets stärker wissensgetriebenen ökonomischen Umfeld Schritt halten können und konkurrenzfähig bleiben. Hierbei spielt Records Management eine wichtige Rolle: Records sind Outputs einer Geschäftstätigkeit und somit Informationsträger, welche die tägliche Ausführung der Geschäfte erst ermöglichen. Aus diesem Grund müssen sie, ebenso wie beispielsweise das Personal oder die finanziellen Mittel, als Unternehmenskapital anerkannt und dementsprechend verwaltet werden. Mit einem guten Records Management kann eine Prozesstransparenz geschaffen werden, welche schlussendlich zu Effizienzsteigerung und Rechtssicherheit führt. Die vorliegende Diplomarbeit zeigt die Konzipierung und praktische Umsetzung eines Records Management Systems in einem mittleren Unternehmen der Branche HLK auf. Dabei wurden die Abteilungen Product Management, Werbung / Kommunikation, Vertrieb und Technical Support berücksichtigt. Die Herangehensweise zielt dabei weniger auf die Implementierung einer technischen Lösung, als vielmehr auf die Schaffung von geeigneten Rahmenbedingungen und Organisationsvorschriften mit gleichzeitiger Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter. Zentrales Anliegen ist es, Bedingungen zu schaffen, welche auch mit einfachsten Mitteln ein Records Management ermöglichen und dem Phänomen der Disintermediation Rechnung tragen. In einem ersten Schritt wurde eine ausführliche Situationsanalyse durchgeführt. Dafür wurden das Umfeld (Marktstruktur, Konkurrenten und Kunden) und die internen Arbeitsprozesse des Unternehmens ausführlich dargelegt. Weiter wurde eine Analyse der aktuellen Dokumentenablage vorgenommen. Diese beinhaltet sowohl die Ablage der elektronischen Dokumente auf den Laufwerken der Firma, als auch eine physisch vorhandene Sammlung von Konkurrenzdokumentation und ein Mitarbeiter- und Distributorportal. Die beiden theoretischen Analysen werden ergänzt durch eine umfassende Bedarfsanalyse. Mittels qualitativer Interviews wurde eruiert, welches die Aufgaben der betroffenen Mitarbeiter sind, welche Dokumente erstellt und wo diese abgelegt werden, welche Informationsquellen und Suchhilfen benutzt werden und wo sich die Mitarbeiter im internen Informationsfluss situieren. Zudem gaben die Interviews Aufschluss über die Zufriedenheit mit der aktuellen Ablagestruktur und gewährten Einblick in die persönliche Ablage der einzelnen Mitarbeiter. Als Schlussfolgerung der Situationsanalyse hat sich herauskristallisiert, dass sich weder das Mitarbeiter- noch das Distributorportal als Plattform für die Umsetzung des Mandats eignen. Aus der Analyse der aktuellen Dokumentenablage liess sich schliessen, dass diese in ihrer bestehenden Form weitgehend unzulänglich ist und demzufolge von Grund auf neu konzipiert und die Inhalte bewertet und überarbeitet werden müssen. Zudem konnte festgestellt werden, dass für die Umsetzung dieser Neuorganisation eine technische Lösung gefunden werden muss, welche die Konzipierung der benötigten Komponenten begünstigt. In einem zweiten Schritt wurden die in der Situationsanalyse gewonnen Erkenntnisse mit externen Fachinformationen und Erfahrungsberichten ergänzt. Dies ermöglicht eine Übersicht über die theoretischen Grundlagen, Best Practices und Normen, um dadurch eine geeignete Methode zur Realisierung des Mandats zu finden. Diese Informationen werden ergänzt durch die Berichte dreier Benchmarkingbesuche in Institutionen, welche schon Projekte im Bereich Records Management realisiert haben. Durch die externe Informationsrecherche konnte bestätigt werden, dass für die Erfüllung des Mandats wirklich die Rahmenbedingungen für Records Management grundlegend neu geschaffen werden müssen. Dabei handelt es sich um den Neuaufbau der Klassifikation, die detaillierte Definition von Zugriffsrechten, die Konzipierung eines Lebenszyklus Managements und die Schaffung von Richtlinien. Dies wird ergänzt durch die Notwendigkeit einer Sensibilisierung der Mitarbeiter für die Problematik des Records Managements und einer detaillierten Schulung, welche es den Mitarbeitern nach Beendigung der Diplomarbeit erlaubt, die erforderlichen Arbeitsschritte selbständig auszuführen. Für die eigentliche Umsetzung des Mandats wurde eine Evaluation von möglichen Softwares vorgenommen. So konnten dem Mandaten Lösungsvorschläge gemacht werden, aus welchen er eine Lösung auswählen, diese anschaffen und installieren sollte. Aufgrund zeitlicher und technischer Schwierigkeiten seitens des Mandanten misslang aber die Installation einer RM-spezifischen Software, so dass schlussendlich für die Konzipierung des Records Management Systems nur auf die Möglichkeiten des Betriebssystems Windows 2000 Professional zurückgegriffen werden konnte. Die Klassifikation wurde auf der Basis einer Schnittmenge zwischen den dokumentierten Firmenprozessen und den bei den reell praktizierten Prozessen generierten Dokumenten erstellt. So entstand eine hierarchisch nach Prozessen aufgebaute Klassifikation, welche mit Hilfe einer numerischen Notation organisiert wurde. Für die Vergabe der Metadaten war es wichtig, eine adäquate Lösung zu finden, welche den Umständen Rechnung trug, dass die Metadaten von den Mitarbeitern selber vergeben werden müssen und dass weder eine RM-Software noch eine ausgeklügelte Suchfunktion vorhanden sind. So beschränkt sich das Metadatenschema auf die Umsetzung der Metadaten in der Namengebung. Diese beinhaltet als fakultative Elemente das Datum, SAP-Nummer/Ordnungsnummer, Dokumenttyp, Ländercode, Empfänger/Varianten, Version und die Sprache. Die prozessorientierte Klassifikation machte es notwendig für die Vergabe der Zugriffsrechte eine detaillierte Matrix zu erstellen, die aufzeigt, welche Abteilung auf welche Ordner der Ablagestruktur zugreifen darf. Die Matrix wurde anschliessend durch die Delegierten der Abteilungen validiert. Für das Lifecycle Management wurde ein Aufbewahrungskalender erstellt, welcher für jede Position der Klassifikation die jeweiligen Aufbewahrungsfristen in der aktiven und semiaktiven Phase angibt sowie die Schlussbestimmung definiert. Weiter wurden Status und Verantwortlichkeiten für jede Position der Klassifikation festgehalten. Als notwendige Organisationsvorschriften wurden Richtlinien zum Versionenmanagement und zur Namengebung geschaffen. Diese bieten den Mitarbeitern Hilfestellung und erleichtern die Benutzung des Records Management Systems. Ausserdem wird die Pflege des RMS durch die konsequente Anwendung der Richtlinien erheblich vereinfacht. Für die Selektion und Bewertung wurde eine Definition für „Records“ erarbeitet, welche den Mitarbeitern beim Entscheid über die Ablage eines Dokuments im RMS eine Hilfe ist. Zudem wurden Kriterien für die Bewertung der elektronischen Ablage und der physisch vorhandenen Konkurrenzdokumentation festgelegt. Diese Bewertung geschah im Rahmen einer Teilrealisierung. Dadurch konnte ein beachtlicher Grundstock an bewerteten und sauber klassifizierten und benannten Records bereitgestellt werden. Bei der Einführung wurden die Mitarbeiter in einer Schulung mit der Benutzung des neuen RMS vertraut gemacht und für die Aspekte des Records Managements sensibilisiert. Weiter wurde den Mitarbeitern das Wissen und die Fähigkeiten vermittelt, um anschliessend mit dem RMS autonom arbeiten zu können. Damit kann die langfristig erfolgreiche Bewirtschaftung durch die einzelnen Mitarbeiter sichergestellt werden. Mit dieser Diplomarbeit wurde eine solide Basis geschaffen, die dem Mandanten die Möglichkeit bietet das Records Management weiter zu führen und zu erweitern. Das neue RMS ist bewusst ausbaufähig konzipiert, wodurch es sich problemlos auf die Gesamtheit des Unternehmens ausweiten lässt. Zudem ist es bei internen Veränderungen anpassungsfähig und bleibt dadurch mittel- bis langfristig flexibel. Auch beim Kauf einer RM-spezifischen Software kann eine Vielzahl der erarbeiteten Komponenten direkt übernommen oder adaptiert werden. Die Anpassungsfähigkeit und Flexibilität des neuen RMS verleiht der Diplomarbeit exemplarischen Charakter und ermöglicht eine Übertragung des Konzepts auf andere KMUs.