Recommandations et solutions pratiques afin d’assurer sur le long terme, la bonne gestion et la bonne utilisation globales des ressources documentaires du CCSI-Genève

Rey Rodriguez, Adrian ; Leibenguth, Caroline (Dir.)

Mémoire de bachelor : Haute école de gestion de Genève, 2019 ; TDB 2422.

Ce travail de Bachelor est réalisé pour le Centre de Contact Suisses-Immigrés de Genève (CCSI), une association à but non lucratif qui aide les personnes migrantes à normaliser leur statut dans le canton de Genève. Avec près de 45 ans d’histoire, le CCSI déménage ses locaux en 2019 et souhaite revoir son approche en matière de traitement des documents. Le travail a donc pour but de... More

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    Résumé
    Ce travail de Bachelor est réalisé pour le Centre de Contact Suisses-Immigrés de Genève (CCSI), une association à but non lucratif qui aide les personnes migrantes à normaliser leur statut dans le canton de Genève. Avec près de 45 ans d’histoire, le CCSI déménage ses locaux en 2019 et souhaite revoir son approche en matière de traitement des documents. Le travail a donc pour but de recenser les archives de l’association et de proposer des recommandations pour une meilleure gestion documentaire. La réalisation de ce mandat implique plusieurs phases de travail, les réflexions menées sont à la fois théoriques et pratiques. Pour entamer le développement d’outils de gestion et de recommandations pratiques, le travail s’intéresse d’abord au contexte et aux problématiques du CCSI. Les pratiques documentaires des collaborateurs sont examinées à l’aide d’entretiens en présentiel et permettent de confirmer le choix des outils nécessaires pour harmoniser les pratiques. Un état de l’art sur les archives des associations permet ensuite de constituer une analyse théorique de ce qui caractérise les archives dans les organisations. Il présente des axes de réflexion sur l’application des principales pratiques archivistiques au sein de structures associatives. Le travail se lance par la suite sur la présentation de l’inventaire des fonds du CCSI et aborde par la même occasion les discussions autour d’une possible externalisation des archives historiques. Au passage d’un point sur la structure organisationnelle de l’association, le travail approfondi les solutions proposées qui regroupent un plan de classement, un calendrier de conservation, une charte de nommage et des recommandations pour la conservation des documents. Le travail réalisé montre que la question des archives au sein de l’association n’est pas toujours évidente aux yeux de ses membres et qu’il n’est pas aisé de connaître le contenu des fonds lorsque les outils de recherche manquent. Les entretiens révèlent que la classification n’est pas toujours uniforme et que les doutes se concentrent surtout autour des questions liées à l’évaluation des dossiers et documents. L’état de l’art montre qu’une part notable de la société suisse participe activement à la vie associative, il souligne l’importance de la conservation et de la valorisation des archives pour mettre en avant le travail et la légitimité des associations. L’étude menée à travers l’inventoriage du fonds consolide l’intérêt que revêtent les archives du Centre pour les thématiques touchant l’immigration et les tendances sociales à Genève. L’inventaire sert de base pour appréhender la variété des archives, dans le cas d’une externalisation, il se proposera comme bordereau de versement. Enfin, les outils et solutions proposées se veulent légers et simples à prendre en main. Le plan de classement développe les aspects liés aux activités, le calendrier de conservation donne des pistes d’évaluation et la charte de nommage invite à appliquer des règles pour mieux repérer les dossiers et documents informatiques. Les recommandations de conservation visent tous les types de supports et s’adaptent au contexte de l’association.