Elaboration d’un référentiel de gestion et de classement des documents d’activité pour le Service des finances de la Commune de Montreux

Reichlen, Sara ; Turner, Cécile (Dir.)

Mémoire de bachelor : Haute école de gestion de Genève, 2018 ; TDB 2382.

Le présent travail et mandat pour les Archives de Montreux (AM) est un travail pratique traitant de Records Management (RM). L’application des connaissances dans ce domaine se traduit ici par l’élaboration d’un référentiel de gestion et de classement des documents d’activités pour une unité administrative particulière : le Service des finances (SF) de la Commune de Montreux. Un... More

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    Résumé
    Le présent travail et mandat pour les Archives de Montreux (AM) est un travail pratique traitant de Records Management (RM). L’application des connaissances dans ce domaine se traduit ici par l’élaboration d’un référentiel de gestion et de classement des documents d’activités pour une unité administrative particulière : le Service des finances (SF) de la Commune de Montreux. Un référentiel est un plan de classement des documents par activités définissant des délais de conservation et des sorts finaux aux documents. En outre, ce projet s’inscrit dans un contexte où les professionnels de l’information sont constamment exposés aux différents défis liés à l’explosion des volumes informationnels. La dématérialisation des documents prend notamment part à ces défis, car celle-ci s’impose lentement mais sûrement dans tous types d’institutions. Cela implique pour les archivistes une gestion de formats et de types de supports toujours plus nombreux, divers et souvent peu pérennes. Par conséquent, ce travail, en plus d’aboutir à un produit exploitable qu’est le référentiel, aborde également ces différents aspects de la gestion de l’information de nos jours qui sont illustrés au fur et à mesure de la réalisation du mandat. Finalement, la partie réflexive de ce travail portera plus particulièrement sur la formation des collaborateurs à l’utilisation d’un référentiel de gestion et de classement des documents. En effet, afin que ce référentiel soit adopté et appliqué par les collaborateurs, la formation s’impose comme une composante essentielle à la réussite du projet. Cependant, il n’existe à ce jour dans le domaine archivistique que très peu de littérature sur ce sujet, ce qui nous amène à nous poser la question suivante : Comment former les collaborateurs à un outil archivistique ? Pour ce faire, ce travail effectue également une comparaison avec ce qui se fait en bibliothéconomie en terme de formation.