Un concept documentaire pour harmoniser la gestion des documents produits par l’Office cantonal de la culture et du sport (DCS) et le SESAC (DIP) - État de Genève

Preti, Manon ; Turner, Cécile (Dir.)

Mémoire de bachelor : Haute école de gestion de Genève, 2018 ; TDB 2379.

Ce mandat a été réalisé pour le Pôle d’accès à la culture et au sport de l’Office cantonal de la culture et du sport (État de Genève). Il s’agit de proposer un concept de gestion documentaire pour que les collaborateur·rice·s puissent disposer d’outils archivistiques garantissant la bonne marche de l’organisme. Ces outils doivent également satisfaire aux exigences légales... Plus

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    Résumé
    Ce mandat a été réalisé pour le Pôle d’accès à la culture et au sport de l’Office cantonal de la culture et du sport (État de Genève). Il s’agit de proposer un concept de gestion documentaire pour que les collaborateur·rice·s puissent disposer d’outils archivistiques garantissant la bonne marche de l’organisme. Ces outils doivent également satisfaire aux exigences légales tout en assurant la préservation de la mémoire institutionnelle. Il a été décidé de la création d’un plan de classement complété par les durées de conservation et sorts finaux de certaines séries de documents. En complément, des recommandations pour la formation des usager·ère·s et le déploiement du concept de gestion documentaire ont été formulées. Dans le but de concevoir ces outils, une analyse des besoins a été menée au sein de l’office. Elle consiste en une étude des documents produits et reçus, des entretiens avec les collaborateur·rice·s ainsi que des visites de lieux, qu’il s’agisse des bureaux ou des locaux d’archivage. Des solutions sont ensuite conçues en réponse aux dysfonctionnements observés, pour être finalement mises en place et adoptées par les employé·e·s. Au terme de ce mandat, deux plans de classement ont été élaborés. En effet, un changement de législature a entraîné une réorganisation de l’office. Celui-ci est séparé en deux : il rejoint le Département de la cohésion sociale tandis qu’une partie de l’équipe reste au Département de l’instruction publique pour former un nouveau service, le SESAC (Service écoles et sport, art, citoyenneté). Le pôle d’accès à la culture et au sport, divisé entre les deux entités, n’a plus de raison d’être. Le plan de classement construit auparavant a donc été adapté afin de convenir aux nouvelles structures. Des durées de conservation et sorts finaux ont été attribuées à certaines séries de documents. De plus, des recommandations ont été énoncées, concernant la mise en place et l’utilisation du plan et des durées de conservation et sorts finaux des documents. Elles permettront aux employé·e·s d’aller plus loin dans une bonne gestion documentaire, notamment par rapport au tri et à l’archivage des documents numériques.