La base de données de l'aide sociale SOSTAT : analyse, évaluation et proposition d'archivage pour les Archives de la République et Canton du Jura

Yildirim, Gülşen Delia ; Von Rütte, Hans (Dir.)

Mémoire de bachelor : Haute école de gestion de Genève, 2011 ; TDB 2163.

Ce projet lance la réflexion sur l’archivage numérique pour l’administration jurassienne. Le service cantonal des Archives a besoin d’avoir une idée de la situation pour mener à bien sa mission concernant une politique d’archivage harmonisée dans tout le canton. C’est pourquoi une base de données (BDD), celle permettant une gestion des dossiers de l’aide sociale appelée SOSTAT,... Plus

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    Résumé
    Ce projet lance la réflexion sur l’archivage numérique pour l’administration jurassienne. Le service cantonal des Archives a besoin d’avoir une idée de la situation pour mener à bien sa mission concernant une politique d’archivage harmonisée dans tout le canton. C’est pourquoi une base de données (BDD), celle permettant une gestion des dossiers de l’aide sociale appelée SOSTAT, a été choisie comme sujet d’analyse. Le projet explore avant tout l’environnement de travail et les contraintes légales du service d’archives. En effet, les lois cantonales et fédérales sur l’archivage et sur la protection des données sont des textes dont les archives doivent tenir compte et qui fournissent les motivations et missions principales de leur travail. Sur le plan théorique et archivistique, les exigences de base en matière d’archivage numérique sont développées, ainsi que le sujet de l’authenticité et de l’intégrité des objets numériques en général. Les principes généraux édictés sont ensuite appliqués aux BDD avec des exemples pratiques. Le deuxième point fort : l’analyse de la BDD SOSTAT. Elle a pour but de déterminer dans son cas, si un archivage de la BDD est pertinent et si oui comment. Elle montre que avant de pouvoir estimer la valeur archivistique d’une BDD, il est nécessaire d’engranger un maximum d’informations sur : les intervenants (développeurs, utilisateurs), les buts de son développement, les données techniques de la BDD et autres. De plus, la BDD fait partie d’un environnement complexe composé d’autres systèmes informatiques (comme un système de GED) et papiers aussi. C’est pourquoi une analyse de la production documentaire des services de l’aide sociale est menée afin de déterminer où se trouvent les informations importantes composant le dossier d’aide sociale et sous quelle forme. L’évaluation archivistique s’est déroulée sur plusieurs plans : interne (tables et champs de la BDD), externe (documents produits à partir de la BDD), les documents contenus dans la GED et liés aux dossiers d’aide sociale, et pour finir, les dossiers papiers. Il ressort de l’analyse de la BDD et de l’évaluation archivistique, que l’archivage numérique de la BDD et de ses données n’est pour l’instant pas possible et qu’il est préférable de se satisfaire d’un archivage papier des dossiers de l’aide sociale. La situation observée se retrouve sans doute dans de nombreuses autres unités administratives jurassiennes. Pour que l’archivage numérique soit envisageable dans le canton, les processus de production documentaire doivent d’abord êtres revus.