D'un réseau de préposés aux archives au records management en Ville de Genève : bilan et perspectives

Stahl, Franca ; Makhlouf Shabou, Basma (Dir.)

Mémoire de master : Haute école de gestion de Genève, 2011 ; MASID 14.

Le présent travail correspond à la réalisation d’un mandat que nous avons effectué pour le compte des Archives de la Ville de Genève. L’objectif de cette étude est de faire une analyse de l’existant du réseau de « préposés aux archives » de l’Administration municipale, afin de proposer des pistes pour son évolution future. Les préposés aux archives sont des collaborateurs... Plus

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    Résumé
    Le présent travail correspond à la réalisation d’un mandat que nous avons effectué pour le compte des Archives de la Ville de Genève. L’objectif de cette étude est de faire une analyse de l’existant du réseau de « préposés aux archives » de l’Administration municipale, afin de proposer des pistes pour son évolution future. Les préposés aux archives sont des collaborateurs qui ont, outre les tâches mentionnées dans leurs cahiers des charges, pour responsabilité de contribuer à la gestion des documents dans leurs services respectifs. Au fil de notre étude, nous avons pris conscience que le réseau de préposés aux archives constitue une composante d’une structure plus large de gestion des archives courantes et intermédiaires (records management) au sein de l’Administration municipale. Par conséquent, nous avons inscrit ce travail dans une perspective systémique du records management en Ville de Genève. Dans un premier temps nous avons réalisé un état des lieux du réseau de préposés aux archives et de la gestion des archives courantes et intermédiaires au sein de l’Administration municipale. Pour ce faire, nous avons rencontré douze préposés aux archives au cours d’entretiens semi-dirigés, qui ont été menés par le truchement d’une guide d’entrevue établie au préalable. En outre, des réunions fréquentes avec nos mandants sont venues soutenir cette démarche. Enfin, nous avons rencontré trois archivistes/records managers responsable des archives courantes et intermédiaires au sein d’autres administrations publiques en Suisse. Après avoir effectué un diagnostic de l’existant sous forme de matrice SWOT, nous proposons, dans un deuxième temps, des recommandations pour une évolution future de la gestion des archives courantes et intermédiaires en Ville de Genève. Ainsi, après avoir esquissé un cadre conceptuel, qui s’inspire de la norme ISO 15489, en vue de l’implantation d’une gestion plus systématique des documents au sein des services, nous déclinons une série d’objectifs à court, moyen et plus long terme, qui, nous l’espérons, permettront d’optimiser la gestion des archives courantes et intermédiaires au sein de l’Administration municipale ces prochaines années.