Reorganisation der Aktenführung im Amt für Volksschulen des Kantons Basel-Landschaft

Schlegel, Jürg ; Von Rütte, Hans (Dir.)

Mémoire de bachelor : Haute école de gestion de Genève, 2011 ; TDB 2159.

Ziel dieser praktisch ausgerichteten Arbeit im Bereich des Records Management ist hauptsächlich die Erstellung eines Registraturplans inklusive dazu gehöriger Organisationsanleitung für das Amt für Volksschulen (AVS) des Kantons Basel-Landschaft im Mandat des Staatsarchives. In einem ersten theoretischen Teil wird die Praxis der Aktenführung der öffentlichen Verwaltungen in der Schweiz... Plus

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    Zusammenfassung
    Ziel dieser praktisch ausgerichteten Arbeit im Bereich des Records Management ist hauptsächlich die Erstellung eines Registraturplans inklusive dazu gehöriger Organisationsanleitung für das Amt für Volksschulen (AVS) des Kantons Basel-Landschaft im Mandat des Staatsarchives. In einem ersten theoretischen Teil wird die Praxis der Aktenführung der öffentlichen Verwaltungen in der Schweiz dokumentiert, um daraus Schlussfolgerungen zur Umsetzung des Mandates zu ziehen. Wichtige Grundlagen sind in der Schweiz die ISONorm 15489 sowie die vom Bund entwickelte Geschäftsverwaltung GEVER. Da diese allerdings für die viel grössere Bundesverwaltung entwickelt wurde und sich auf elektronische Aktenführung konzentriert, ist sie für die Umsetzung des Mandats vor allem als Planungshilfe und Referenz nützlich. Die Realisierung des Registraturplanes basiert vor allem auf einer gründlichen Aufgabenanalyse. Daraus wird eine Klassifikation abgeleitet, die kritisch beleuchtet wird. Dieser Registraturplan orientiert sich weitgehend an der bestehenden, vorwiegend aufgabenorientierten Struktur des Amtes. Der fertige Plan besteht schliesslich aus den zwei Hauptgruppen für Leitung und Supportfunktionen sowie den nach Kernaufgaben gegliederten Hauptgruppen „Bildungspolitik und Schulentwicklung“, „Aufsicht“, „Externe Evaluation“ und „Unterstützung“. Der Registraturplan braucht Umsetzungsanweisungen, also eine Organisationsanleitung. Darin müssen die wichtigsten Punkte seiner Umsetzung geregelt werden. Besonderes Augenmerk muss dabei auf den Ablauf der Aktenführung und damit verbunden auch auf das Festhalten an einem Papierdossier bis zur baldigen Einführung einer elektronischen Geschäftsführung gelegt werden.