Stratégie, choix et mise en oeuvre d'un système de gestion électronique de documents (GED)

Goncalves, Marcio ; Ceillier, Thierry (Dir.)

Mémoire de bachelor : Haute école de gestion de Genève, 2010 ; TDIG 42.

De nos jours, une entreprise est soumise à un flot d’informations continues plus ou moins important. Sur ce lot d’information, il faut savoir conserver l’information importante, la stocker et pouvoir la retrouver facilement et rapidement. Les outils de Gestion Electronique de Documents (GED) sont des solutions à cette problématique à laquelle les entreprises sont confrontées,... Plus

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    Résumé
    De nos jours, une entreprise est soumise à un flot d’informations continues plus ou moins important. Sur ce lot d’information, il faut savoir conserver l’information importante, la stocker et pouvoir la retrouver facilement et rapidement. Les outils de Gestion Electronique de Documents (GED) sont des solutions à cette problématique à laquelle les entreprises sont confrontées, d’autant plus si ces dernières font de l’EBuisness. Le but de ce rapport n’est pas de fournir une solution clef en main qui démontre que tel ou tel GED est meilleur, mais de fournir aux responsables de l’entreprise un outil d’aide à la décision adapté aux entreprises en fonction de leur stratégie de développement à plus au moins long terme : - Stratégie de l’entreprise. - Mise en oeuvre. - Choix de l’outil de GED. - Contraintes légales sur la protection des documents. Il faut aussi tenir compte du choix de mise en oeuvre d’un outil de GED, car il a un impact stratégique, financier et culturel important pour l’entreprise. - Un impact culturel, l’information devient accessible pour tout le monde en tout temps en fonction des besoins. - Un impact stratégique, car l’entreprise doit normaliser et améliorer ses processus, ses standards de documents ainsi que sa politique de communication. - Un impact financier, les performances de l’entreprise vont augmenter. - Un impact important aussi avec la supply chain avec qui on va avoir des relations plus directes afin d’établir des standards de documents. L’entreprise est soumise à des contraintes légales telles que Bâle 2 & 3, SOX et bien d’autres afin de garantir la confidentialité des documents. Sur ce point, une étude détaillée de ce qui est soumis aux lois doit être fait. Un projet d’implantation d’un outil de GED est un programme de transformation majeur qui engage toute l’entreprise et qui nécessite : - L’accompagnement des employés, - Le choix d’une solution simple à mettre en oeuvre, - Une formation sur les nouvelles méthodes de travail, sur l’outil adopté, - Une stratégie de déploiement basée sur un pilote puis déployée aux autres secteurs d’activité de l’entreprise. Les bénéfices d’un gestionnaire électronique de documents sont très nombreux : - Pour l’efficacité organisationnelle, - Pour la facilité de suivi et d’accès de l’information, - Pour la possibilité de partage de l’information, - Pour la sécurité et la pérennité de l’information, - Pour la traçabilité (« versioning ») des documents. On peut également énoncer des bénéfices chiffrables : - Gain de stockage sur disque, plutôt que dans un bâtiment ou un bureau, - Gain de performance du classement, - Gain en temps de recherche et de diffusion de l’information, - Gain de productivité, grâce à l’accès en parallèle de l’information par plusieurs personnes. Les solutions de GED répondent aux besoins de la centralisation de l’information, de sa capitalisation, de sa mise en forme en format électronique et de sa mise à disposition.