La gestion documentaire et archivistique du courriel au DoCip

Sincini, Sara ; Madinier, Hélène (Dir.)

Mémoire de bachelor : Haute école de gestion de Genève, 2010 ; TDB 2132.

Le centre de Documentation, de Recherche et d’Information des Peuples Autochtones (doCip) est une organisation de service pour les délégations autochtones. A cet effet, il conserve toute la documentation utile et en lien direct avec les peuples indigènes. L’adresse électronique générale de cette organisation (docip@docip.org) est utilisée à des fins de conservation de courriels. Les... Plus

Ajouter à la liste personnelle
    Résumé
    Le centre de Documentation, de Recherche et d’Information des Peuples Autochtones (doCip) est une organisation de service pour les délégations autochtones. A cet effet, il conserve toute la documentation utile et en lien direct avec les peuples indigènes. L’adresse électronique générale de cette organisation (docip@docip.org) est utilisée à des fins de conservation de courriels. Les objectifs principaux de ce travail de Bachelor sont, d’une part de proposer une nouvelle arborescence en catégorie et sous catégorie qui puisse ôter toute ambigüité au niveau du classement des messages, et d’autre part, de réaliser une directive concernant la gestion des courriels qui définisse des règles claires et standardisées liées au classement et à l’archivage à long terme de ceux-ci. Le dernier objectif est de trouver et de mettre en place des outils capables de conserver à long terme les messages. A noter que les différents éléments mis en place pour ce travail de Bachelor ne concernent uniquement que l’adresse générale de l’organisation. En effet, il ne s’agit pas de proposer une directive générale du courriel prenant en compte également les messageries électroniques personnelles des collaborateurs du doCip. A l’heure actuelle, il existe trois grandes possibilités pour gérer et conserver à long terme les courriels. Toutefois, ce sont des solutions soit payantes, soit qui demandent un investissement total de la part des collaborateurs. Ce sont pour ces raisons que la solution choisie pour le doCip ne correspond pas à l’une de ces possibilités. C’est une solution simple à mettre en oeuvre qui ne demande ni de connaissances particulières en archivistique, ni en informatique, mais qui répond parfaitement et efficacement aux besoins de l’organisation. Les courriels de cette adresse générale sont conservés à travers la messagerie électronique Mozilla Thunderbird tout au long de leur période d’activité et de semi activité. Le classement et la recherche de ceux-ci sont facilités par la mise en place, d’une part, de la nouvelle arborescence, et, d’autre part, de l’outil de recherche Copernic Desktop Search. En fonction des délais de conservation et de leur sort final, les courriels à valeur archivistique seront convertis en format PDF et enregistrés dans les documents électroniques de l’ordinateur. De plus, les collaborateurs peuvent s’appuyer sur la directive établie afin de gérer les courriels tout au long de leur cycle de vie, c’est-à-dire de leur création à leur sort final.