Le nouveau visage des archives d'Orgexpo : développement d'un système d'archivage dans une entreprise

Grin, Sarah ; Hayward, Denise ; Locher, Anita ; Perroud, Irène ; Cretegny, Yves (Dir.) ; Deschamps, Jacqueline (Codir.) ; Ramelli, Flavia (Codir.)

Mémoire de bachelor : Haute école de gestion de Genève, 2002 ; TDB 1979.

Orgexpo est une fondation, située à Genève, pour la promotion et l’organisation d’expositions et de congrès. Elle n’a jamais connu de gestion unifiée de ses dossiers et a récemment constaté un manque de place pour ses documents. Nous avons été mandatées afin d’établir un système global de gestion de ses archives. Une série d’entretiens et un état des lieux, indispensables... Plus

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    Résumé
    Orgexpo est une fondation, située à Genève, pour la promotion et l’organisation d’expositions et de congrès. Elle n’a jamais connu de gestion unifiée de ses dossiers et a récemment constaté un manque de place pour ses documents. Nous avons été mandatées afin d’établir un système global de gestion de ses archives. Une série d’entretiens et un état des lieux, indispensables pour déterminer les problèmes et besoins de l’ensemble des collaborateurs, ont donné suite à la rédaction d’un plan de classement, d’un calendrier de conservation et de directives d’archivage. Le plan de classement, commun à tous les services, est divisé en fonctions qui représentent les activités d’Orgexpo. Le calendrier de conservation fixe les délais de conservation aux trois âges des archives (courantes, intermédiaires et définitives). Les directives permettent aux collaborateurs de gérer de façon autonome l’ensemble de la chaîne d’archivage. Enfin, un bilan de conservation du local d’archives a été effectué et propose des solutions d’aménagement pour améliorer les conditions physiques et climatiques de stockage. Ce mémoire propose également une marche à suivre pour l’application pratique de ce projet, qui comporte le tri des documents, l’aménagement du local d’archives définitives et une phase test des outils élaborés.